Shadow IT – L’évolution des usages

Sous ce terme que l’on évoque de plus en plus ces dernières années se cache tout ce qui a trait aux systèmes d’information et de communication au sein d’une entreprise mais utilisé sans la mise en place et l’approbation de la direction des systèmes d’information (DSI).

 

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Parmi les principaux exemples de Shadow IT on retrouve les classeurs Excel avec macros, les solutions privées de cloud, les sites web, le matériel informatique et de communication, le BYOD (Bring Your Own Device) voire même des interventions d’informaticiens hors DSI et sans consultation préalable avec celle-ci.

Recherche de rapidité, de simplicité, volonté de couper court aux processus de l’entreprise afin de maximiser son temps, réceptivité accrue de la génération Y aux technologies, les causes de ce phénomène sont connues. Ainsi, une étude d’EMC² a montré que 35 % des salariés pensent travailler plus efficacement en by-passant les procédures en place quand 63 % d’entre eux avouent envoyer des documents internes sur leurs emails personnels (ce qui est non seulement souvent interdit par la politique de la société mais qui représente également un risque potentiel de sécurité).

Mais quelles sont les conséquences pour l’entreprise, au-delà d’une absence de maitrise des coûts par la DSI  ? Fléau ou mouvement avant-gardiste ?

Risque sécuritaire, temps passé par les employés, perte de données, multiplication des référentiels, absence de contrôle, droits d’accès applicatif dans un cloud, etc., les risques sont nombreux. Sans parler de la conséquence des départs de ceux qui mettent le plus d’énergie dans la création de ces systèmes parallèles (reprendre leur poste et leur travail relèvera de l’exploit).

Pourtant, s’il semble dur d’arrêter cette tendance de fond, la juguler, l’accompagner et l’encadrerpourrait s’avérer non seulement utile mais également bénéfique pour l’entreprise. D’autant plus que de nombreuses DSI n’ont ni l’envie ni les moyens de gérer les besoins au cas par cas de chaque utilisateur.

Ainsi, de plus en plus d’employés ont de solides connaissances informatiques, et parmi eux certains se démarquent (pour la plupart issus de la génération Y) par l’aide presque anonyme qu’ils apportent à leurs collègues. En partant de ce constat, ne serait-il pas envisageable d’imaginer unréseau social interne d’entraide et de remontée d’information, avec une implication forte du support bien évidemment (afin de guider et d’intervenir de façon adéquate) ?

Ce qui est certain, c’est que si l’innovation et la transformation des DSI pourraient en partie passer par l’implication plus forte de l’utilisateur, elles ne se feront pas sans chercher à comprendre la source du shadow IT à savoir l’évolution des besoins. Les DSI vont devoir soigner leurs services, leur disponibilité et augmenter grandement leur veille technologique afin de ne plus être une simple alternative, dans de trop nombreux cas, au shadow IT.